Notulen algemene ledenvergadering d.d. 27 maart 2024
Afmeldingen van Rianne Wolff, Ronald van den Brink, Harry en José Puijk
1. Opening
Sander Maatman opent als voorzitter de ledenvergadering en heet alle aanwezigen welkom.
2. Mededelingen door bestuur
Voorafgaand aan de ALV zijn er geen vragen binnengekomen.
3. Notulen van de algemene ledenvergadering van 15 maart 2023.
In de uitnodiging waren de notulen abusievelijk niet meegezonden. Deze zullen worden gepubliceerd.
4. Mondelinge toelichting van het bestuur over 2023.
De voorzitter geeft een uitgebreide toelichting over het afgelopen jaar.
Het was de consolidatie van een vol jaar TPV, waarin we vooral een grote groei aan leden gezien hebben te wijten aan padel. Veel aandacht is uitgegaan aan de inbedding van padel in de vereniging, en we zullen ook zeker tennis meer onder de aandacht brengen. Zo zijn er nu ook voor tennis KNLTB Match competities opgestart voor zowel single als dubbelspel.
De evenementen waren succesvol. Dat geldt voor de eerste padel open, en zeker ook voor de jaarlijkse tennis open. Daarnaast is er een groot aantal leden dat met de competities meegedaan hebben.
We zien een kentering van het type speler binnen de vereniging. Van een vereniging met een dorps karakter groeien we naar een meer regionale vereniging. Meer en meer zien we leden die slechts naar de vereniging komen om te spelen en daarna weer snel op huis aan gaan. Dat is overigens een algemene tendens in tennis. Men wil steeds minder lid worden, en meer afnemer van een product. We zijn erg blij met de actieve leden, maar dat zijn er niet veel. Gelukkig gaat alles goed, maar het groepje dat hier voor zorgt is klein. Dat is een zorg en verdient aandacht. We zijn blij met alle activiteiten die er zijn zoals de maandelijkse toss, verschillende activiteiten op het park, de kantine commissie die de alle voorraden regelt et cetera.
Kortom, we zijn er trots op, maar hebben ook zorg hiervoor. Niet alle leden blijven dit doen. Het is goed als er nieuw bloed komt. Immers, als je iets lang doet, heb je wellicht minder bereidheid om zaken anders te doen. Het is voor de vereniging van belang dat er rotatie is, ook omdat er dan nieuwe ideeën ruimte krijgen. Goed voorbeeld is de jeugd commissie. Nieuwe mensen hebben nieuw elan gebracht wat heeft geleid tot een strategische samenwerking met TV Hollandsche Rading. Niet alleen voor de jeugd, maar ook voor de tennislessen waar we zijn overgestapt naar de tennisschool waar TV Hollandsche Rading mee werkt. Ook voor het bestuur zou het goed zijn als er nieuwe mensen zouden komen met nieuwe ideeën en nieuw elan. Na acht jaar is de voorzitter bereid terug te treden voor iemand die dat zou willen overnemen. De KNLTB opteert voor professionele bestuurders, maar dat willen we niet. We willen een vereniging blijven.
5. Jaarrekening TPV Tautenburg 2023 van de penningmeester
De jaarrekening is in de stukken opgenomen, en de highlights zijn toegelicht. Waar slechts 9 euro winst was begroot, is deze uiteindelijk uitgekomen op 2270 euro plus een extra afdracht van 16.000 euro aan de STAM voor versnelde aflossing van de schuld voor de padelbanen. In principe schrijven we de banen in 10 jaar af maar we willen zo snel mogelijk aflossen omdat onduidelijk is of grote animo met bijbehorende ledental blijft als andere verenigingen ook padel banen krijgen.
Belangrijk aandeel van de winst waren vanzelfsprekend de contributie die het groeiend aantal leden opbrengt, maar zeker ook de commerciële verhuur middels Meet and Play en de bijdrage voor het introductie. Goed om te weten dat we op alle punten van de padel business case beter scoren. Denk hierbij aan leden, sponsoren, verhuur en kantine.
Er zijn wel aandachtspunten. Zo zijn we de voorraden aan het tellen, want niet alles wordt netjes betaald. Dat zal ook gecommuniceerd worden naar de leden. Het is niet gepast dat er zaken niet worden afgerekend. Ook zien we hogere kosten op de ledenadministratie, vanwege de afdracht naar KNLTB, maar dat is een luxeprobleem omdat dit door het verhoogde ledenaantal komt. Vanwege verschillende investeringen op het sportpark zijn hier meerkosten ontstaan. De nieuwe begroting is hierop aangepast.
Op vragen over de post van de open toernooien werd toegelicht dat die onder Technische Commissie vallen. Voorzichtigheidshalve gaan we er in de begroting altijd van uit dat het niets oplevert, omdat er altijd een onzekerheid is over de kans op regen e.d.
6. Jaarverslag STAM 2023 van de penningmeester
De STAM is een stichting die geen verantwoording verschuldigd is aan de ALV van TPV Tautenburg maar het bestuur van de Stam zal in samenspraak met bestuur van TPV Tautenburg dit jaar wederom een toelichting geven op alle ontwikkelingen binnen de STAM.
Het was een goed jaar, mede door de extra betaling van 16.000 euro door de TPV. De begroting is per definitie jaarlijks gelijk aan nul. Alle lasten gaan per design naar de vereniging. De afwijking was 330 euro, zodat er winst is. Er is een extra investering van 10.000 euro gedaan voor het opslaghokje. We proberen daar subsidie op te krijgen van de BoZa.
De investering van de schuifpui valt onder 2024. Daarvoor gaan we in 2025 de subsidie aanvraag doen, omdat het BoZa potje voor 2024 nu al leeg is.
Materieel activa zijn 60k afgeschreven. Na 2,5 jaar staat er nog maar 180.000 euro van de 330.000 euro die de banen in totaal gekost hebben. Dit door subsidie en de extra afschrijvingen.
STAM heeft 200.000 euro op rekening. Er is een onderhoudsvoorziening van 43.000 euro voor kosten van schilderen etc.
7. Verslag van de kascontrolecommissie en benoeming nieuwe commissie en reservelid.
George Bos en Arjan van Ginkel hebben de kascontrole gedaan. Voor George was dit de tweede keer, voor Arjan de eerste. George geeft aan dat alles er goed uit zag en overzichtelijk was, waarvoor hij complimenten gaf aan het bestuur.
De kascontrolecommissie kon dan ook haar handtekening zetten. De vergadering verleent decharge aan het bestuur voor het financiële beleid. Het bestuur draagt als leden van de kascontrolecommissie voor volgend jaar voor: Arjen van Ginkel en Rick Kramer. De vergadering stemt daarmee in.
Er is nog geen reserve kascontrolecommissielid bekend.
8. Goedkeuring begroting 2024
In 2024 zijn we met 6.000 euro op de begroting voorzichtig in de Meet and Play opbrengsten. Het is fijn om nu al te kunnen zeggen dat reeds 455 leden hun contributie hebben betaald. Een enkels factuur staat nog open, wat ook geldt voor een aantal business leden waarvoor nog wat contracten opgesteld moeten worden. Dit is onderhanden.
De vergadering heeft geen verdere vragen of opmerkingen over de begroting.
Tijdens dit agendapunt zijn er enige aanvullende gesprekonderwerpen aan bod gekomen.
Ledenstop
We zijn inmiddels weer dicht bij een nieuwe ledenstop. Onze zorg is namelijk dat alle leden voldoende ruimte hebben om te kunnen spelen als zij dat willen. Niet noodzakelijkerwijs doordeweeks ’s avonds, maar er moet wel genoeg ruimte zijn. Vooralsnog is die er ook, maar we moeten waken dat er geen ontevredenheid komt. Het is goed te zien dat er meer en meer gebruik gemaakt wordt aan wat voorheen als incourante tijden werd beschouwd.
Verhuur aan externen
Vraag Martin Holdinga: hoe staat het bestuur t.o.v. een vraag van een bedrijf om een baan doordeweeks vast te kunnen huren? Zeker als het om een tijdstip doordeweeks overdag gaat, is dit een interessante optie en Martin wordt gevraagd de interesse af te stemmen met Bram van Eck, de trekker van sponsoring.
Afhangen
Vraag gesteld door Jan Hoppenbrouwer uit naam van Ries Floor: is het mogelijk om toe te staan dat een persoon die in de ochtend tennist, dezelfde dag inde avond kan padellen? Vraag Paul de Bruin: kan het aantal introducees teruggebracht worden naar één in piekuren?
In zijn algemeenheid kan gesteld worden dat de opties beperkt worden door de mogelijkheden die de KNLTB Club applicatie hierin biedt. In brede zin neemt het bestuur de gemaakte opmerkingen van de vergadering mee om te kijken welke verbeteringen mogelijk zijn.
Bart Wolff merkt op dat het mogelijk is dat padelbanen afgehangen worden met slechts drie spelers. Staande de vergaderingen werd duidelijk dat dit een persoonlijke setting van één lid was die verkeerd gezet was, en daarmee was het probleem opgelost. Ook zullen er aanpassingen gedaan worden zodat tijdens competitie ronden het aantal banen dat met Meet & Play gereserveerd kan worden, terug gebracht wordt tot één.
9. Samenstelling bestuur
De samenstelling van het bestuur:
- Voorzitter: Sander Maatman
- Vicevoorzitter en parkbeheer: Werner Boogaard -
- Secretaris: Ad Vrijsen -
- Penningmeester: Sander Maatman (waarnemend) -
- Technische Commissie: Ed van Zijl
De ledenvergadering gaat akkoord met herbenoeming.
10. Vaststelling contributie 2025
De contributie voor 2025 zal gelijkgetrokken worden met die van 2024. Er is geen noodzaak tot verhoging. Het standaard lidmaatschap kost € 220 per jaar.
11. Gouden tennisbal
Henk Nokkert was de winnaar van vorig jaar en mocht daarom volgens traditie de trofee naar eigen inzicht doorgeven aan een andere vrijwilliger. Zijn keuze is gevallen op Jan de Groot . Dit vanwege zijn inzet in keuken en parkbeheer. Jan doet ontzettend veel rondom het park, is daar dagelijks te vinden en is een belangrijke steunpilaar voor de vereniging.
De ledenvergadering onderschrijft deze uitreiking van harte.
12. Rondvraag
Men constateert dat de jaarlijks schoonmaakactie vanuit NL doet een groot succes was. Vooral door de organisatie door Margo Kraan die veel mensen heeft kunnen overhalen om mee te doen, en er bovendien een hele leuke dag van heeft gemaakt. De vraag is of het een goed idee is om dat ook met parkbeheer te doen.
Bestuur legt uit dat we deze koers inderdaad aan het lopen zijn. Aan het begin van het jaar stellen we een jaarplanning op en vragen de verschillende coördinatoren naar hun behoefte om op speciale events ondersteuning te hebben. Duidelijk moet zijn dat dit soort diensten naast de bardiensten staan, en dat leden er voor kunnen kiezen om op deze manier een steentje kunnen bijdragen. Op 11 september komt er een tweede schoonmaak dag voor park en kantine. Het idee om andere zaken te doen zijn we al mee bezig, maar dit moet nog meer inslijten.
Er wordt gevraagd of er een afvinklijst kan komen voor de bardienst. Er is wel een lijst wat je moet doen, maar geen afvinklijst. Bestuur neemt de opmerking mee in haar overwegingen.
Paul de Bruin vraagt of planten water geven op de lijst opgenomen kan worden, en zal hierover contact opnemen met Simone Mosterd.
Loek Fonkert brengt in herinnering dat er behoefte is aan een kantine reglement en dat dit al eerder is opgesteld, met daarin zaken als sociale hygiëne.
Paul de Bruin geeft aan dat leden onvrede voelen dat als zij vanwege een blessure hun lidmaatschap op moeten zeggen, dat ze bij herstel op de wachtlijst komen. Bestuur geeft aan dat er sprake is van een blessureregeling waarvan men gebruik kan maken zodat het lidmaatschap behouden blijft. Als men dat te duur vindt, dan is de consequentie inderdaad dat men kan opzeggen.
Leden geven aan dat er behoefte is aan een duidelijk veegreglement. Het is onduidelijk wanneer er wel en niet geveegd moet worden. De padelbanen worden nauwelijks geveegd. Bestuur zal hier naar kijken.
Paul de Bruin informeert of er nog een speeltuintje komt. In principe wel, het hangt op de mensen die het willen aanleggen. De verwachting is dat het dit jaar komt.
13. Sluiting
Sander dankt de aanwezigen voor hun komst en sluit om 21:20 uur de vergadering.
Verslaglegging: Ad Vrijsen, secretaris
