Notulen algemene ledenvergadering d.d. 28 januari 2025
Afmeldingen van Remco Schardam, Simone Delcroix, Gerrit en Ilse van Woudenberg, Joke en Coos van Lierop, Walter Mosterd, Ruud Schuller, Vincent Emmelot
1. Opening
Sander Maatman opent als voorzitter de ledenvergadering en heet alle aanwezigen welkom. Hij spreekt zijn waardering uit voor de hoge opkomst. Het is dan ook een bijzondere vergadering omdat er een complete bestuurswisseling is.
2. Mededelingen door bestuur
Voorafgaand aan de ALV zijn er geen vragen binnengekomen.
3. Notulen van de algemene ledenvergadering van 27 maart 2024.
Geen opmerkingen over de notulen. De notulen van deze vergadering zullen na optekenen op de website worden gepubliceerd.
4. Mondelinge toelichting van het bestuur over 2024.
De voorzitter geeft een uitgebreide toelichting over het afgelopen jaar.
Na 12 jaar besturen waarvan 8 jaar als voorzitter met daarin de langste periode met dit team komt er vandaag een einde aan. Ik heb het woord volgens mij al in verschillende andere ALV’s gebruikt maar als ik er op terug kijk dan kan ik maar één ding concluderen en dat is TROTS.
Lid zijn van een bestuur is een eer en een geeft een grote verantwoordelijkheid. Je krijgt als bestuur het vertrouwen van de leden. Hier bovenop kwam dat we als bestuur voorgingen door besturen die elk hun grote bijdrage hebben gegeven aan een gezonde vereniging. Hierbij stond voor al deze besturen het handelen in het belang van de vereniging altijd centraal.
Toen wij aantraden waren de twee grootste uitdagingen de lage leden stand en het vervangen van de tennisbanen. Wat betreft leden groei kunnen we met trots zeggen dat de aanleg van de padelbanen hier een sleutelrol in heeft gespeeld. Een groep van enthousiaste leden heeft het bestuur kunnen overtuigen van de voordelen. Bestuur was zou ik zeggen positief kritisch waardoor de aanleg ook pas bij het tweede initiatief heeft plaatsgevonden. We weten allemaal wat het uiteindelijk heeft opgeleverd. Een zeer mooi park, waar we veel complimenten van bezoekers voor krijgen. En een vereniging die is gegroeid van 260 naar nu 502 leden waarbij we enkele keren een leden stop gehad hebben.
In onze bestuursperiode hebben we natuurlijk een periode gehad die we met zijn allen al proberen te vergeten, namelijk Corona. Als bestuur kwamen er vraagstukken op ons bord te liggen waar we nooit over nagedacht hadden. Gelukkig ligt dit nu achter onze rug en doordat leden gewoon hun contributie bleven betalen en wij goed de weg naar verschillende subsidie potjes wisten te vinden zijn we financieel gezond door die periode gekomen. Na Carona kwam de groei periode met de aanleg van de padelbanen en de sterke groei in leden. Deze groei brengt echter ook een nieuwe uitdaging: hoe behoud je het verenigingsgevoel zeker nu we naast tennissers voornamelijk uit Maartensdijk ook veel padellers uit de regio verwelkomen.
Dit klinkt natuurlijk allemaal fantastisch maar dat betekent niet dat alles goed is gegaan. Zoals bij elke vereniging zijn er altijd leden die andere keuzes hadden gemaakt en of het beter weten. Tegen hen kan ik alleen zeggen dat wij als bestuur het altijd naar eer en geweten in het beste belang voor de vereniging hebben gedaan. Daarnaast sta niet aan de zijlijn met commentaar leveren maar sluit je aan bij de verschillende vrijwilligers. Nu ik het toch over vrijwilligers heb wil ik namens het bestuur alle vrijwilligers bedanken voor hun inzet, fantastisch wat jullie voor de club hebben gedaan en betekenen. Helaas blijft het vinden van vrijwilligers wel een van de uitdagingen bij de vereniging waarbij de individualisering van de maatschappij niet helpt.
Tot slot wil ik nogmaals benadrukken hoe trots we zijn op wat we samen hebben bereikt. Trots op het vertrouwen van de leden, trots op de inzet van de vrijwilligers, trots op de groei en de verbeteringen, en trots dat een nieuw team van enthousiaste mensen klaarstaat om het stokje over te nemen. Zij gaan de komende uitdagingen graag samen met jullie aan.
Dank jullie wel namens het voltallig bestuur.
Werner Boogaard heeft een terugblik op zijn periode als parkbeheerder vanaf 2016. Waar hij verschillende losse groepen omgevormd heeft tot een centrale structuur: "Parkbeheer". Hierdoor is de communicatie met het bestuur, leveranciers, onderaannemers en onderhoudsmonteurs sterk verbeterd.
Belangrijke gerealiseerde projecten
- Vervanging van de tennisbanen. De zes kunstgrasbanen zijn vervangen door Red Court-banen.
- Verlichting naar LED waarmee energieverbruik sterk is teruggebracht.
- Optimalisatie tijdens de coronaperiode: implementatie van hygiëneprotocollen, aparte wandelroutes en speelschema’s via een app.
- Besparende onderhoudswerkzaamheden zoals verwijdering boiler en CV-installatie
- Installatie van 76 zonnepanelen en infraroodverwarming, wat de energiekosten drastisch verlaagde.
- Aanleg van padelbanen, herinrichting van het sportpark.
- Aanpassingen aan de kantine waaronder airconditioning, schuifpui en vervanging meubilair
- Renovatie keuken met nieuwe energiezuinige apparaten en verbeterde opslagruimtes.
- Installatie van een modern toegangssysteem met persoonlijke codes en een tijdskloksysteem voor de toegangspoort.
5. Jaarrekening TPV Tautenburg 2024 van de penningmeester
Sander geeft in zijn rol als waarnemend penningmeester een toelichting op de jaarrekening.
We hebben andermaal een goed jaar gedraaid met een winst van 4000 euro. Daarom kunnen we
versneld aflossen op zonnepanelen. Zo kunnen we de aankomende verhoging van energiekosten na afschaffen salderingsregeling compenseren door lagere lasten
Verder geen vragen vanuit ALV over de jaarrekening.
6. Jaarverslag STAM 2024 van de penningmeester
Dit agendapunt is puur informatief omdat STAM een onafhankelijke stichting is die het bezit van het park heeft. Sander ligt toe dat dit ooit zo is ontstaan vanwege een significant BTW voordeel.
Indertijd was daar € 180.000 euro mee verdiend.
Zittende bestuursleden zijn Ed Buitenhek en Sander Maatman.
Het toekomstig bestuur zal door de vereniging worden aangesteld.
Vanwege transparantie delen we ook deze jaarrekening. Ook hierover zijn er geen vragen uit de ALV
7. Verslag van de kascontrolecommissie en benoeming nieuwe commissie en reservelid.
Arjan van Ginkel en Rick Kramer hebben de kascontrole gedaan.
Voor Arjan was dit de tweede keer, voor Rick de eerste.
Arjan spreekt zijn waardering uit voor de degelijkheid van de jaarrekening en kan zijn goedkeuring hieraan geven. En heeft één tip aan het nieuwe bestuur: “Blijf vooral Sander gebruiken voor zijn feilloze gevoel voor verkrijgen van subsidies”.
Op de oproep van het bestuur voor een nieuw kascommissielid meldt Gerrit Koops zich aan als vrijwilliger. Waarvoor dank namens het bestuur.
De vergadering verleent decharge aan het bestuur voor het financiële beleid.
8. Voorstel voor erelid
Dit extra agendapunt was vooraf niet aangekondigd omdat het voor iemand een verassing moest zijn.
Vanwege haar inzet als ledenadministrateur voor meer dan 25 jaar draagt het bestuur Tosca Veen voor als erelid van de vereniging. Jarenlang heeft zij met toewijding dit werk gedaan en veelvuldig voor attenties e.d. gezorgd. Net als het bestuur zal ook zij haar taken overdragen. Gijs Boom gaat vanaf nu de ledenadministratie doen.
Met luid applaus geeft de vergadering te kennen achter dit voorstel te staan.
9. Decharge 2024 bestuur
De vergadering geeft vervolgens decharge aan het bestuur.
Hiermee nemen we bestuurlijk afscheid van:
- Voorzitter: Sander Maatman
- Vicevoorzitter en parkbeheer: Werner Boogaard
- Secretaris: Ad Vrijsen
- Penningmeester: Sander Maatman (waarnemend)
- Technische Commissie: Ed van Zijl
10. Presentatie en bekrachtiging nieuw bestuur
Aansluitend neemt het nieuwe bestuur zitting achter de tafel.
De samenstelling van het nieuwe bestuur:
- Voorzitter: Bas Geijtenbeek
- Vicevoorzitter: Bram van Eck
- Secretaris: Angelique Reuselaars
- Penningmeester: (vacante positie)
- Technische Commissie: Ronald van der Brink,
- Kantine commissie Aline van Rossum
Frank de Ouden zal Parkbeheer op zich nemen. Hij wordt voorgedragen als bestuurslid van STAM.
De ledenvergadering gaat akkoord met de benoeming.
Sander markeert symbolisch dit moment door de voorzittershamer over te dragen aan Bas.
In zijn maiden speech bedankt Bas van harte het oude bestuur met een persoonlijk woord voor elke lid.
Vervolgens stelt hij de nieuwe bestuursleden voor.
Nadrukkelijk stelt hij dat het nieuwe team het vooral samen met de leden wil doen.
Voor bestaande commissies als de kantine, de jeugd en de functie van penningmeester is het bestuur nog op zoek naar versterking.
Naast de bestaande commissies denkt het bestuur aan communicatie (waarvoor Astrid van de Nieuwenhof zich reeds heeft aangemeld), een sfeercommissie en een activiteiten commissie. Deelname hieraan zal iemand vrijstelling geven voor bardiensten, zodat mensen zelf kunnen bepalen op welke wijze ze een vrijwilligersrol kunnen spelen.
11. Goedkeuring begroting 2025
Deze is in samenspraak met het oude bestuur opgemaakt.
De vergadering stemt in met de begroting voor 2025.
12. Vaststelling contributie 2026
De contributie voor 2026 zal gelijkgetrokken worden met die van 2025. Er is geen noodzaak tot verhoging. Het standaard lidmaatschap kost € 220 per jaar.
13. Gouden tennisbal
Het is al jaren de traditie dat de houder van de gouden tennisbal, de prijs voor vrijwilliger van het jaar, deze doorgeeft aan een vrijwilliger naar keuze. Jan de Groot gunt de prijs aan Albert de Groot, de man die al vele jaren enthousiast mede het baanonderhoud doet.
14. Rondvraag
Gerrit Koops: Momenteel hebben we piekuren van ma-vr vanaf 18:00 uur.
Het valt op dat de banen op vrijdagavonden zeer weinig worden gebruikt, terwijl de zondagochtend van 9 tot 13 uur druk is. Op dat moment is er ook nog concurrentie van externe partijen die via Meet and Play een baan huren.
Zou het bestuur kunnen inventariseren, bv via een enquête, of er draagvlak is om te verschuiven in de piekuren?
Bram geeft aan dat het KNLTB systeem veel data over gebruik van de banen geeft, en dat ze die gaan analyseren. Op basis daarvan zullen ze aanpassingen kunnen overwegen.
Harry Puik: We hebben een traditie van reguliere opknapdagen voor het park. Wanneer is de volgende?
Bestuur: dit is zeker een waardevolle gedachte. We gaan dat zeker bespreken.
Verder wordt opgemerkt dat we voor schoonmaakwerkzaamheden van de kantine jaarlijks meedoen met de NL Doet dag die in april plaatsvindt. Margo Kraan is hier aanspreekpunt voor.
Hiervoor kan zelfs subsidie aangevraagd worden, maar dat moet wel ruim van te voren (rond jaarwisseling al) aangevraagd worden.
Jan Hoppenbrouwer: Spreekt zijn complimenten uit voor de energieke nieuwe groep.
En constateert dat deze volledig uit padellers bestaat. Zijn zorgpunt is de vitaliteit van het tennis. We moeten uitkijken geen padel vereniging te worden.
Bas geeft aan dat hem dat ook opgevallen is en dat het zeker aandacht heeft. Zo loopt de animo voor bv de clubkampioenschappen voor tennis erg terug. Als bestuur willen we er achter aan maar we moeten dat wel samen doen. Dus leden hebben ook een rol hierin.
15. Sluiting
Bas dankt de aanwezigen voor hun komst en sluit om 20:50 de vergadering.
Verslaglegging: Ad Vrijsen, oud secretaris